Історична довідка про архівний відділ

Болехівський районний архів розпочав свою діяльність після відновлення роботи державних архівів області відповідно до наказу начальника відділу державних архівів УНКВС у Станіславській області від 29 липня 1944 року (у 1939 - 1941 роках факт діяльності Болехівського райархіву не підтверджується в архівних документах того періоду; під час німецької окупації (1941-1943) діяльність архівів області була припинена) та був ліквідований у зв’язку з ліквідацією  Болехівського району 30 грудня 1962 року.

У зв’язку наданням м. Болехову статусу  «міста обласного підпорядкування» був утворений міський державний архів відповідно до рішення виконкому Болехівської міської Ради народних депутатів від 22 грудня 1993 року  № 396.  У новостворений архів з Долинського районного архіву  були передані документи тих фондів, установи-фондоутворювачі яких перейшли у підпорядкування Болехівської міської Ради народних депутатів. Крім того, міський архів поповнювався документами постійного зберігання від новостворених установ та відкривалися нові фонди.

Відповідно до рішенням другої сесії четвертого демократичного скликання Болехівської міської ради від 15 серпня 2002 року № 10-2/2002 Болехівський міський державний архів перейменовано в архівний відділ виконкому Болехівської міської ради.

У райархіві (міськдержархіві) працювали: - Лев Деніза Бернардівна (1944-1946); - Рубан Ніна Іванівна (1946-1948); - Самсонова Ніна Іванівна (1948-1953); - Марусяк Меланія Іванівна (1953-1962) - Гаєвська Володимира Михайлівна (1993-2000); - Бурило Володимир Миколайович (2003-2006).

Відповідно до рішення 19-ої сесії Болехівської міської ради 7-го демократичного скликання від 30 травня 2017 року № 06-19/17 архівному відділу виконавчого комітету Болехівської міської ради надано статус юридичної особи публічного права та здійснено державну реєстрацію архівного відділу як юридичної особи публічного права з присвоєнням ідентифікаційного коду.

Архівний відділ виконавчого комітету Болехівської міської ради реалізовує державну політику у сфері архівної справи і діловодства, здійснює управління архівною справою та діловодством на території міста, а також координує та контролює діяльність органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій у питаннях архівної справи і діловодства. Крім того, вносить архівні документи, що мають місцеве значення, до НАФ, веде їх облік, зберігає та використовує відомості, що в них містяться.

Архівний відділ виконавчого комітету Болехівської міської ради працює відповідно до плану розвитку архівної справи на рік та плану заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ та таких, що підлягають включенню до нього, на 2009-2019 роки.

На виконання листа Укрдержархіву від 15 березня 2016 р. № 01.3/776 та частини 4 розділу V Закону України «Про доступ до архівів репресивних органів комуністичного тоталітарного режиму 1917-1991 років» внесено зміни на 2016 рік до Програми здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ та таких, що підлягають включенню до нього, на 2015-2019 роки та План заходів до неї в архівному відділі виконавчого комітету Болехівської міської ради.

Джерелами формування Національного архівного фонду є 13 юридичних осіб, які передають документи на зберігання (список № 1), та 7 юридичних осіб, які не передають документи на зберігання (список № 2) до архівного відділу.

Приймання документів від установ списку № 1 проводиться відповідно до затвердженого графіку на кожен рік.

Впорядкування документів в установах і організаціях проводиться на договірних засадах.

Відповідно до ст. 42 Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи», п. 5.3.1.1., 5.3.2.8. Основних правил роботи державних архівів України, п. 4.6 Правил роботи архівних установ України та з метою організації ;і вдосконалення роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб і надання їм організаційно-методичної допомоги щорічно проводяться перевіряння роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів юридичних осіб – джерел формування НАФ архівного відділу відповідно до затвердженого плану-графіку.

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" та Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004, створено експертну комісію архівного відділу виконавчого комітету Болехівської міської ради, на засіданнях якої проводиться розгляд, схвалення та подання до ЕПК Державного архіву Івано-Франківської області списків юридичних та фізичних осіб, що є джерелами формування Національного архівного фонду (далі – НАФ) і перебувають у зоні комплектування архівного відділу; описів справ постійного зберігання, внесених до НАФ, та описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, номенклатур справ юридичних осіб, що є джерелами формування НАФ і перебувають у зоні комплектування архівного відділу; актів про вилучення документів з НАФ, актів про невиправні пошкодження документів НАФ, які зберігаються в архівному відділі, юридичних та фізичних осіб, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу; схвалення описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, юридичних осіб, що перебувають у зоні комплектування архівного відділу та у діяльності яких не утворюються документи НАФ; інструкцій з діловодства, положень про служби діловодства, архівні підрозділи та ЕК юридичних осіб, що є джерелами формування НАФ і перебувають у зоні комплектування архівного відділу.

На зберіганні в архівному відділі знаходяться фонди, що весь час поповнюються документами виконавчого комітету міської та сільських рад, управлінь та відділів міськвиконкому, центральної міської лікарні, Прикарпатського лісогосподарського коледжу, документами місцевих виборів (у 2011 р. з документів виборчих комісій з місцевих виборів 2010 року було утворено об’єднаний архівний фонд «Виборчі комісії з виборів депутатів місцевих рад та сільських і міського голів» на базі існуючого фонду № 21 «Болехівська міська виборча комісія») та,в зв’язку з ліквідацією, закриті фонди територіальних органів центральних органів виконавчої влади, колгоспів і Болехівського лісокомбінату. Найчастіше використовуються документи виконкомів міської та сільських рад.

За документами, що знаходяться на зберіганні в архівному відділі, видаються довідки, архівні витяги та копії.