Перехід на дистанційну форму роботи: що треба передбачити

У зв’язку із ситуацією в енергетиці, вирішили всіх працівників до квітня-травня перевести на дистанційну форму роботи. Що треба передбачити? Які документи оформити, крім заяв і наказів?

Якщо і працівники, і роботодавець згодні на дистанційний формат роботи, то заява працівника і наказ роботодавця є найпершими документами, які слід зробити. Можна оформити й окремий трудовий договір, типова форма якого затверджена Наказ Міністерства розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України 05 травня 2021 року № 913-21.

Нагадаємо, що відповідно до ст. 60-2 КЗпП дистанційна робота може виконуватися працівником в будь-якому місці за вибором працівника. Отже, не слід ототожнювати дистанційну роботу і надомну та слід мати на увазі, що працівники можуть виконувати роботу з будь-якого куточку світу і знаходитися в будь-який умовах. Це важливо враховувати з огляду на діяльність, якою займається підприємство та обов’язки, що покладаються на працівника. При дистанційній роботі працівник розподіляє робочий час на власний розсуд, на нього не поширюються правила внутрішнього трудового розпорядку (далі – ПВТР), якщо інше не визначено трудовим договором.

Отже, якщо ви хочете, щоб працівники працювали за графіком, який встановлений вашими ПВТР, то слід про це окремо зазначити в договорі та/або наказі на впровадження дистанційної форми роботи.

Важливо, щоб в трудовому договорі та/або наказі було визначено умови щодо забезпечення працівника обладнанням, засобами виробництва тощо. Слід чітко визначити, чия техніка, обладнання, засоби виробництва використовуються.

Крім того, потрібно визначити періоди вільного часу для відпочинку. В цей час працівник може переривати інформаційно-телекомунікаційний зв’язок з роботодавцем і це не вважатиметься порушенням трудової дисципліни.

Також доцільно в договорі та/або наказі передбачити способи взаємодії працівника і роботодавця та прописати конкретні засоби комунікації та порядок обміну документами. Це може бути електронна пошта або навіть месенджер, який чітко визначений сторонами.

Якщо договір не укладатиметься (а це не є обов’язковим під час воєнного стану), всі вищевказані умови повинні бути відображені в наказі.