Як видати трудову книжку працівнику

Знайома багатьом кадровикам ситуація: трудова книжка зберігається у роботодавця, а працівник просить її видати. Чи можна видати працівнику трудову книжку? Чи має він написати заяву? А може видати наказ про передачу трудової книжки працівнику? 

• 1.Законодавчі підстави для видачі трудової книжки
• 2.Дії працівника та роботодавця

Законодавчі підстави для видачі трудової книжки

Чинне законодавство передбачає лише три випадки для видачі працівнику трудової книжки:

• 1.при звільненні (абз. 5 п. 4.1 Інструкціїпро порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Мінпраці, Мінюсту та Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58);
• 2.після завершення Пенсійним фондом процесу включення відомостей до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (п. 2 Прикінцевих та перехідних положеньЗакону України від 05.02.2021 № 1217-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі», далі — Закон № 1217);
• 3.під час дії воєнного стану (ст. 7Закону України від 15.03.2022 № 2136-ІХ «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану», далі — Закон № 2136).

Тобто, якщо працівник продовжує роботу на підприємстві та просить видати йому трудову книжку, роботодавець має право це зробити або після передачі до ПФУ відсканованих трудових книжок всіх працівників, або керуючись нормами Закону № 2136.

Дії працівника та роботодавця

Правовий режим воєнного стану не визначає особливих умов зберігання трудових книжок працівників.
Після завершення оцифрування трудових книжок, їх передачі до ПФУ, включення відомостей про трудову діяльність працівників до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування, роботодавець має право видати трудові книжки на руки працівникам.
В такому випадку радимо видати наказпро видачу трудових книжок. Своєю чергою Працівники мають розписатися за їх отримання.
Стаття 7 Закону № 2136 надає роботодавцям широкі можливості для організації ведення діловодства на підприємстві, оформлення та зберігання трудових книжок працівників. Зокрема, за умови ведення активних бойових дій в місці розташування підприємства роботодавці мають право видати працівникам трудові книжки на руки.
Утім, наразі законодавство про працю не передбачає обов’язку роботодавця зберігати трудові книжки.
Якщо працівникпросить видати йому трудову книжку, він має подати заявуз обґрунтуванням необхідності її видачі, а роботодавець – видати трудову книжку під особистий підпис.
Обліковувати видачу трудових книжок простіше за все, якщо оформити Журнал обліку тимчасово виданих трудових книжок (див. зразок), де працівник розписується за отримання та повернення трудової книжки.
Зразок журналу обліку тимчасово виданих трудових книжок
Журнал обліку тимчасово виданих трудових книжок
___________________________________
Розпочатий «__» ________202__р.
Закінчений «__» ________202__р.

№ з/п	Отримання				Повернення
	Прізвище, ім’я та по батькові працівника	№ трудової книжки	Дата	Підпис	Дата	Прізвище, ім’я та по батькові особи, яка отримує трудову книжку	Підпис