Сканування трудових книжок: ТОП-4 питання 2024 року

Мабуть, вже всім відомо про необхідність відсканувати чи оцифрувати трудову книжку. В теорії все виглядає доволі просто, а от на практиці постає доволі багато запитань. ТОП-4 з них розберемо в цій статті

Чи сканувати при звільненні

Відповідь порадує: у роботодавця немає безумовного обов’язку з оцифрування чи передачі скан-копій паперових трудових книжок працівників до ПФУ.
Аргументуємо.
По-перше, відомості про трудову діяльність працівника подаються до ПФУ (п. 4 Порядку № 11-1):

• 1.працівником особисто. Тобто слід «завітати» до ПФУ;
• 2.працівником через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису. Тобто через кабінет застрахованої особи на порталі ПФУ;
• 3.страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження.

Тобто роботодавцем/страхувальником або представником роботодавця/страхувальника (наприклад, інспектором з кадрів) через кабінет страхувальника на порталі ПФУ.
Як бачимо, роботодавець може, але не зобов’язаний подавати скан-копію трудової книжки працівника чи оцифровувати її.
По-друге, відповідно до ч. 1 ст. 47 КЗпП роботодавець зобов’язаний у день звільнення видати працівникові копію наказу (розпорядження) про звільнення, письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні та провести з ним остаточний розрахунок. Також на вимогу працівника слід внести належні записи про звільнення до трудової книжки, що зберігається у працівника. Наголошуємо, що перелік дій, які має виконати роботодавець при звільненні працівника, є вичерпним, і оцифрування чи сканування трудових книжок сюди не входить.
Отже, резюмуємо: при звільненні працівника роботодавець може, але не зобов’язаний сканувати чи оцифровувати трудову книжку працівника
Якщо ви все ж таки вирішите виконати таку процедуру, пам’ятайте:

• 1.між оцифруванням чи скануванням краще обрати сканування – це швидше і безпечніше;
• 2.краще допомогти працівнику передати відомості на портал ПФУ через його особистий кабінет, тобто кабінет застрахованої особи. У цьому випадку, якщо у представника ПФУ виникнуть будь-які запитання, то уточнення прийде на особистий кабінет застрахованої особи (працівника) і, відповідно, саме він повинен відреагувати. Інакше уточнювати дані повинен буде роботодавець щодо особи, яка вже фактично не працює.

Чи доповнювати відскановану трудову

Наступне питання:
Успішно додали скан-копію трудової книжки на портал ПФУ. Працівник звільняється і просить внести запис про звільнення до його трудової книжки. Чи слід сканувати такий запис і подавати на портал ПФУ?
І знов гарні новини для роботодавця: ні, повторно нічого подавати не треба.
У п. 6 Порядку № 11-1 вказано: «Відомості про трудову діяльність працівника подаються одноразово». Тобто якщо відомості з трудової книжки вже було передано до ПФУ шляхом сканування, то всі наступні записи вже не скануємо. У цьому випадку вносимо запис до трудової книжки за замовчуванням (якщо трудова книжка зберігається у роботодавця) або на вимогу працівника (якщо трудова книжка зберігається у працівника, зокрема, щодо прийнятих після 10 червня 2021 року). Крім того, видаємо паперову трудову книжку працівнику, якщо вона й досі зберігається на підприємстві. Нагадаємо, що це важливо зробити в день звільнення!
Відомості про звільнення потраплять до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування (а фактично до е-трудової) автоматично, коли наприкінці кварталу буде подано Об’єднану зарплатну звітність (зокрема, додаток Д5).
Висновок такий: якщо трудову книжку було відскановано і подано на портал ПФУ, то сканувати наступні записи, в тому числі про звільнення, не треба.

Як дізнатися, чи відскановано трудову книжку працівника

Як дізнатись, чи надавав попередній роботодавець скан-копії трудової книжки?
Таким питанням опікуються зазвичай при прийнятті працівника на роботу, адже не всі новоприйняті працівники знають чи було оцифровано/відскановано їх трудову книжку колишнім роботодавцем. На жаль, на нормативному рівні така процедура не передбачена. Зауважимо, що тривалий час єдиним рішенням було очікувати на подання Об’єднаної зарплатної звітності, щоб встановити зв’язок між компанією і новим працівником. Тільки тоді поточний роботодавець міг отримати відомості з е-трудової.
Але! Наприкінці минулого року, після чергового апгрейду, з’явилася можливість «обійти» цю прогалину. Зокрема, тепер працівник може дати дозвіл новому роботодавцю на отримання витягу з електронної трудової книжки. 

Чи видавати працівнику трудову книжку після сканування

В жодному нормативному документі не зазначено, що подання скан-копії трудової книжки до ПФУ є підставою видати її працівнику. Якщо розібратися, то наразі існують такі підстави для видачі трудової книжки працівнику:

• 1.звільнення працівника (абз. 5 п. 4.1 Інструкція № 58, ст. 47 КЗпП – для трудових книжок);
• 2.завершення включення ПФУ до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників (п. 2 Прикінцевих та перехідних положень Закону № 1217).

Однак тут питання, що вважати «завершенням включення до реєстру»: прийняття пенсійниками скан-копій конкретної трудової книжки чи взагалі весь перехідний етап, який триває по 10 червня 2026 року? Як бачите, однозначний висновок тут зробити не можна. Тож ми б не радили видавати трудові книжки після подання скан-копій, посилаючись тільки на цю норму.
Водночас маємо підказку, як все ж таки видати трудову книжку працівнику після подання скан-копій й у процесі трудових відносин. Так, Держпраці не вбачає підстав для відмови працівнику у видачі трудової книжки, що зберігається у роботодавця, на його вимогу. Заяву працівника щодо отримання трудової бажано оформити письмово.

Висновки

• 1.При звільненні роботодавець не зобов’язаний сканувати трудову книжку працівника та подавати отримані скан-копії до ПФУ.
• 2.Якщо трудову книжку відскановано й передано до ПФУ, то сканувати і подавати до ПФУ наступні записи не треба.
• 3.Побачити чи відсканована трудова книжка попереднім роботодавцем, можна через надання дозволу працівником або після подання Об’єднаного звіту.

Нормативно-правове забезпечення

КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971.
Закон № 1217 – Закон України від 05.02.2021 № 1217-ІХ «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі».
Інструкція № 58 – Інструкція про порядок ведення трудових книжок працівників, затверджена наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту від 29.07.1993 № 58.
Порядок № 11-1 – Порядок подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затверджений постановою правління ПФУ від 12.03.2021 № 11-1.
Яна ЯРОШЕНКО, редактор kadroland